Contactgroep Postactieven
Regio Gilze-Rijen
p/a Vliegbasis Gilze Rijen
Postbus 49, 5120 AA Rijen
Bank/ IBAN: NL81ABNA0625371682
t.n.v. Vereniging CGPA Regio Gilze-Rijen te Rijen
nr. K.v.K. 18067098
Web: http://www.cgpagzrij.nl Rijen, 26 april 2017
E-mail:
VERSLAG van de ALGEMENE LEDENVERGADERING
CGPA Regio Gilze-Rijen
d.d. 25 april 2017
1. Opening.
Voorzitter opent de vergadering om 15.05 uur. Hij deelt mee dat er 93 leden aanwezig zijn. 7 Leden hebben officieel afgezegd. De opkomst is deze keer vrijwel gelijk aan die van vorig jaar, toen waren er namelijk 94 leden aanwezig. Het bestuur is blij met deze zeer constante opkomst.
2. Mededelingen bestuur.
a. Ledenbestand. Voorzitter deelt mee dat de contactgroep op 1 januari 2016, 343 leden had. Op 31 december 2016 hadden we nog 336 leden. Evenals voorgaand jaren is het aantal leden dus weer iets teruggelopen. De oorzaken blijven gelijk. Ook nu hebben een klein aantal leden opgezegd, meestal vanwege gezondheidsproblemen en helaas zijn er afgelopen jaar weer een aantal leden overleden. Ook dit jaar hebben we weer 2 leden uit ons ledenbestand moeten verwijderen omdat ze geen contributie hebben betaald. Gelukkig hebben we er echter ook weer een aantal nieuwe leden bij gekregen. Het is positief dat dit deze keer ook een aantal wat jongere oud-collega’s betreft. De instelling van een zgn. “Point of Contact (POC)” op elk onderdeel heeft hier zeker aan bijgedragen. De instelling van dit POC was één van de aanbevelingen van de werkgroep Actualisatie veteranen- en postactievenbeleid. Iedereen die de KLu gaat verlaten krijgt hier informatie over de dienstverlating, waaronder het bestaan van een postactieven organisatie.
b. Contributie. Vaste punt bij elke ALV is de betaling van de contributie. Het op tijd betalen van de contributie is en elk jaar terugkerend probleem. Ook dit jaar hebben we weer meer dan 40 ledenn moeten herinneren aan het betalen van de contributie. Elk jaar wordt in de uitnodiging voor de Nieuwjaarsreceptie speciaal gewezen op de betaling van de contributie en de spelregels hiervoor. Vervolgens is bij de uitnodiging voor de Inloopsocial van maart een speciale oproep gedaan om iedereen nogmaals te herinneren. Uiteindelijk hebben we medio februari weer een persoonlijke brief gestuurd aan iedereen die toen nog niet had betaald. Diegenen die ook daarna op 1 maart nog niet hadden betaald , hebben we conform de gemaakte afspraken, helaas uit ons ledenbestand moeten verwijderen. In 2016 waren dat 2 leden. Al deze acties kosten veel werk en tijd. Zoals elk jaar verzoekt de voorzitter ook nu weer om de jaarlijkse contributie op tijd, dus per 1 januari te betalen. Een automatische afschrijving (te regelen bij uw bank) is natuurlijk voor iedereen de beste oplossing. Zoals elk jaar volgen hier weer de regels voor de contributiebetaling.
Regels contributiebetaling. De jaarlijkse contributie is telkens per 1 januari verschuldigd. In 2008 is besloten dat niet- betalende leden elk jaar tot 1 maart de gelegenheid krijgen om hun contributie alsnog te voldoen. Als men dan, na de nodige herinneringen, nog niet heeft betaald wordt men uit het ledenbestand verwijderd. Die datum van 1 maart houdt verband met het verzenden van de uitnodigingen voor 1de Algemene Ledenvergadering (ALV) die na deze datum worden verstuurd. Immers, mensen die hun contributie niet hebben betaald zijn geen lid meer en kunnen dus niet worden uitgenodigd voor de ALV. Het bestuur wil echter iedereen vóór de ALV nog een laatste kans bieden om de contributie te betalen. Vandaar de datum van 1 maart als laatste mogelijkheid. De contributie is nog steeds slechts €10 per persoon. Ons rekeningnummer en andere gegevens staan altijd bovenaan elke brief die u van ons krijgt (dus ook in dit verslag).
c. Aanmelding voor evenementen. Voorzitter verzoekt iedereen om zich te houden aan de uiterste aanmeldingsdatum voor evenementen. Het gebeurt nog vaak dat mensen vergeten om zich aan te melden en dan een paar dagen voor de activiteit vragen of ze alsnog mee kunnen doen. Het bestuur stelt niet graag teleur, maar wij moeten meestal uiterlijk een week van te voren opgave doen van het aantal deelnemers en dat gaat allemaal wat formeler dan we van vroeger zijn gewend. Voor elk evenement wordt door Paresto een offerte gemaakt waarmee wij akkoord gaan. Het is dus niet zo eenvoudig om op het laatste moment de aantallen weer te moeten aanpassen. Dus graag op tijd opgeven. In uw eigen belang!
d. Adreswijzigingen. Inmiddels ook bijna een traditie geworden, verzoekt de voorzitter opnieuw aan iedereen om wijziging van adres, telefoonnummer en e-mailadres door te geven. Vooral bij e-mailadressen gaat dit nogal eens fout, waardoor het bestuur niet snel kan handelen als dit nodig is. Doorgeven van adreswijzigingen en e-mailadressen kan natuurlijk ook per e-mail. De e-mail gegevens van het dagelijks bestuur vindt u altijd linksboven in “de kop” van onze correspondentie. (Dus ook in dit verslag).
e. Dagtocht 23 augustus a.s. Uw bestuur is natuurlijk weer druk in de weer om een leuke dagtocht te organiseren. We hebben echter al zo veel mooie bestemmingen aangedaan dat het steeds lastiger is om weer een nieuwe geschikte bestemming te vinden. Voorzitter is echter verheugd om u te kunnen informeren dat de dagtocht dit jaar zal gaan naar Maastricht. Zoals al bekend gesteld is dat op 23 augustus. Momenteel wordt nog hard gewerkt aan de onderhandelingen met de verschillende partijen, maar het wordt weer een mooie gevulde dag met een diner als afsluiting. Over de details wordt u natuurlijk t.z.t. nog uitvoerig geïnformeerd in de uitnodiging die u medio juni kunt verwachten. Vanaf dat moment kunt u zich weer voor deze dagtocht opgeven door de eigen bijdrage over te maken op onze bankrekening. We verwachten weer een grote belangstelling dus houdt u medio juni de brievenbus (of uw e-mail box) in de gaten.
f. Informeren ziekte of overlijden. Dit is al jaren een vast punt in onze ALV. Ook nu weer vraagt de Voorzitter om informatie over ziekte of overlijden van leden cq. partners door te geven aan het bestuur. We willen uiteraard voorkomen dat wij brieven schrijven naar leden die inmiddels zijn overleden. Dat is altijd een pijnlijke zaak. Echter, als we niets weten kunnen we dit niet voorkomen. Ook leden die informatie hebben over ziekte en overlijden van andere leden worden verzocht even “aan de bel te trekken”. Het bestuur kan dan een blijk van medeleven sturen. g. Verzending per e-mail. Sinds een jaar of drie is het mogelijk om onze correspondentie per e-mail te ontvangen. Dit gebeurd op verzoek van leden. Enige tientallen mensen ontvangen inmiddels onze correspondentie per email en het worden er steeds meer. Leden die dit ook willen, kunnen dit nog steeds kenbaar maken. Voor diegenen die ontvangst per e-mail overwegen hier nogmaals de geldende “spelregels”.
Voorwaarden voor ontvangst per email.
- De keuze, correspondentie per brief of per mail kan ieder lid zelf bepalen. Wie geen e-mails wil ontvangen blijft dus gewoon een brief ontvangen.
- Als u kiest voor e-mail ontvangst, dan dient u dat door te geven aan
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. - U dient ook te vermelden op welk e-mailadres(sen) u onze correspondentie wilt ontvangen.
- U blijft zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen in uw e-mailadres.
- U ontvangt onze correspondentie per e-mail of per brief. Beiden kan niet.
- Als uw e-mailadres onbereikbaar is, bv. door wijzigingen of omdat uw in-box vol zit, dan ontvangt u onze correspondentie dus niet!!
- I.v.m. gelijke kansen voor evt. inschrijving met een limiet, zal e-mail verzending in die gevallen plaatsvinden 2 dagen na aanbieding van de correspondentie voor de postverzending. Ontvangst zal dus ongeveer gelijktijdig zijn.
h. KLu-dagen 2017. Vanwege operationele redenen heeft de CLSK besloten dat er in 2017 geen KLu-dagen plaatsvinden.
i. Nieuwe website. CGPA GzRij heeft sinds enige tijd een nieuwe moderne website. Onze penningmeester Jeroen Meijers is tevens onze webmaster en hij probeert de website zo actueel mogelijk te houden. Er staat veel informatie op en ook veel brieven, uitnodigingen, foto’s van onze activiteiten etc. kunt u op de website terugvinden. Voorzitter beveelt het regelmatig raadplegen van de website dan ook van harte aan.
j. Financiële situatie. Voorzitter deelt mee dat onze contactgroep zich moet beraden over het inkomsten- en uitgavenpatroon. Dit onderwerp wordt verder behandeld in agendapunt 10.
3. Vaststellen agenda.
Er zijn geen op- of aanmerkingen over de voorgestelde agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
4. Ingekomen stukken.
Er is één ingekomen stuk, nl. een brief van het van Weerden Poelmanfonds met dank voor de jaarlijkse bijdrage van €150. Voorzitter deelt mee dat ooit besloten is om jaarlijks €150 te schenken aan het van Weerden Poelmanfonds. Dit bedrag was o.a. gebaseerd op het aantal leden van onze contactgroep. Sindsdien is ons ledenaantal aanzienlijk gedaald. Hierom en gezien onze financiële situatie heeft het bestuur besloten om de jaarlijkse bijdrage terug te brengen naar €100. Het bestuur zal het van Weerden Poelmanfonds hierover informeren.
5. Verslag van de ALV 2016. (Gehouden op 11 mei 2016)
Dit verslag is aan de leden verzonden op 13 juni 2016. Het verslag is ook op onze website geplaatst. Er zijn geen op- of aanmerkingen op het verslag en het wordt goedgekeurd.
6. Jaarverslag over het verenigingsjaar 2016 en herdenking.
Het jaarverslag over het verenigingsjaar 2016 is gelijktijdig met de uitnodiging voor deze Algemene Ledenvergadering 2017 aan iedereen toegestuurd. De vergadering heeft geen bemerkingen op dit verslag. Vervolgens wordt het jaarverslag door voorzitter en secretaris ondertekend. Zoals gebruikelijk leest de voorzitter vervolgens de namen voor van de leden die sinds de laatste ALV helaas zijn overleden, voor zover bij het bestuur bekend. Traditioneel wordt aansluitend door de voorzitter gevraagd om een ogenblik stilte ter nagedachtenis.
7. Financieel verslag over 2016.
De penningmeester geeft een toelichting op het financieel jaarverslag over het verenigingsjaar 2016. Ook dit jaar hebben we weer ingeteerd op het vermogen. De penningmeester probeert zo goed mogelijk inzichtelijk te maken wat elke activiteit ons precies kost. Echter, sommige kosten zijn in het voorgaande boekjaar gemaakt en worden in het lopende boekjaar betaald en er zijn ook inkomsten voor activiteiten die in het volgende boekjaar pas betaald worden. Dit geeft op het eerste gezicht een wat vertekend beeld van de financiële positie. Onze financiële positie is nog steeds gezond, maar de ALV 2014 is er al mee akkoord gegaan dat de financiële reserves in ieder geval minimaal €10.000 zullen blijven. Dit is nodig om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen en om de kosten voor onze activiteiten te kunnen voorfinancieren. Hierover meer in agendapunt 10. Er zijn geen opmerkingen vanuit de vergadering.
8. Verslag kascontrolecommissie 2015.
De kascontrolecommissie bestond uit de heren J.Peters en J. Nieuwkoop. De heer van Peters doet verslag van de bevindingen. Hieruit blijkt dat de financiële administratie op een goede en overzichtelijke wijze wordt gevoerd en dat er geen problemen zijn geconstateerd. De commissie adviseert de vergadering om het financiële verslag 2016 goed te keuren en het bestuur te dechargeren. De vergadering gaat akkoord met het advies van de commissie en daardoor ook met het gevoerde financiële beleid. Hierna bedankt de voorzitter de kascontrolecommissie en dechargeert de penningmeester voor zijn werk over het boekjaar 2016. Het verslag van de kascontrolecommissie is als bijlage bij dit verslag gevoegd.
9. Bestuursverkiezing.
Zoals aangekondigd in de convocatie voor deze vergadering is op grond van het roulatieschema dit jaar onze voorzitter (Willem Logt) aftredend. Na 16 jaar voorzitterschap heeft Willem Logt besloten om het voorzitterschap neer te leggen en is daarom niet meer herkiesbaar. Het bestuur heeft de secretaris (John van der Ven) bereid gevonden om de voorzittersfunctie over te nemen. De vergadering gaat hiermee akkoord. De nieuwe voorzitter kijkt vervolgens terug op het ontstaan van cgpa gzrij en op de afgelopen 16 jaar dat Willem voorzitter was. Hij begrijpt dat Willem na 16 jaar afscheid wil nemen en bedankt Willem Logt voor het vele werk dat hij in al die jaren voor de contactgroep heeft verricht en betrekt in zijn dankwoord natuurlijk ook Willems echtgenote. Na het overhandigen van een blijk van waardering aan Willem en van bloemen aan mevr. Logt kan de nieuwe voorzitter tot zijn genoegen meedelen dat het bestuur en de leden van de contactgroep Willem Logt hebben benoemd tot erelid van de vereniging. Na de felicitaties en het overhandigen van de bijbehorende oorkonde neemt de oude voorzitter nog eenmaal de microfoon om iedereen te bedanken. Hierna gaat de nieuwe voorzitter over tot het volgende punt van de bestuursverkiezing, de nieuwe secretaris. Door het aanvaarden van het voorzitterschap is de functie van secretaris vacant geworden. Het bestuur is erg blij dat een van onze nieuwe leden, Ton Bijl, bereid is gevonden om functie van secretaris te gaan uitvoeren. Er hebben zich geen andere kandidaten voor een bestuursfunctie aangemeld en de vergadering gaat ook akkoord met de nieuwe secretaris. Voorzitter is erg blij dat Ton Bijl de functie van secretaris op zich wil nemen. Hij bedankt hem voor zijn bereidwilligheid om in het bestuur plaats te nemen en wenst hem veel succes toe.
10. Begroting 2017.
De penningmeester licht de begroting voor 2017 toe. Vervolgens gaat de voorzitter wat dieper in op de financiële situatie, met een doorkijk naar de komende jaren. Door het geplande interen van het vermogen nadert het eigen vermogen thans het niveau van ca.€10.000 dat al tijdens de ALV van 2014 als ondergrens is vastgesteld. Dat betekent dat we vanaf volgend jaar niet meer een bedrag uit ons vermogen kunnen gebruiken om de uitgaven mede te financieren. Vooralsnog wil het bestuur het aantal activiteiten niet verminderen en het niveau hiervan op de kwaliteit houden die we gewend zijn. We willen de contributie niet verhogen. Doel is nu om alle activiteiten zoveel mogelijk budgetneutraal te organiseren en de daardoor beschikbare financiële ruimte vooral te besteden aan de dagtocht. Hierdoor kan de dagtocht betaalbaar blijven. Het bestuur wil dit jaar gebruiken voor een zogenaamde “zachte landing” . Dat betekent dat we nu al bepaalde maatregelen gaan treffen. De eerste maatregel is het verhogen van de muntenprijs naar €1,50 per munt. Afhankelijk van de werkelijke kosten en de bijdragen van defensie zullen de eigen bijdragen worden vastgesteld. Hierdoor kan vrij nauwkeurig worden gestuurd op de uitgaven. De vergadering heeft geen opmerkingen over de begroting 2017 en worden geen bezwaren kenbaar gemaakt tegen de beslissingen en de voorgenomen plannen .
11. Verkiezing kascontrolecommissie 2018.
Voorzitter heeft vastgesteld dat beide leden van de kascontrolecommissie 2017 in recente jaren geen lid waren van de commissie. Daarom verzoekt de voorzitter of beide heren Peters en Nieuwkoop bereid zijn om zitting te nemen in de kascontrolecommissie 2018. Beide heren gaan hiermee akkoord. Voorzitter bedankt beide leden voor hun bereidwilligheid en verzoekt de vergadering akkoord te gaan met deze kascontrolecommissie. Het verzoek wordt door de vergadering ingewilligd.
12. Rondvraag.
Er zijn geen kandidaten voor de rondvraag.
13. Sluiting.
Tenslotte dankt de voorzitter allen voor hun aanwezigheid bij deze vergadering en wenst iedereen nog een plezierig samenzijn toe en smakelijk eten. Om 16.30 uur sluit de voorzitter de vergadering.
De secretaris van de Contactgroep Postactieven Regio Gilze-Rijen
L.J.(John) van der Ven
BIJLAGE:
A – Verslag kascontrolecommissie over jaar 2016