Contactgroep Postactieven Regio Gilze-Rijen
(Goedgekeurd ALV d.d. 25-03-2002)
1. INLEIDING
1.1. Op de vliegbasis Gilze-Rijen is de vereniging “Contactgroep Postactieven Regio Gilze-Rijen” gevestigd. De vereniging heeft notarieel vastgelegde statuten en is ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Tilburg.
1.2. In dit Huishoudelijk Reglement (HR) worden delen van de statuten aangehaald of weergegeven. Indien het in het HR bepaalde in strijd is met de statuten (of hogere wetgeving) prevaleren deze laatstgenoemden.
1.3. De statuten en het HR zijn te alle tijden ter inzage in het informatiecentrum van de vliegbasis Gilze-Rijen en op verzoek wordt een kopie aan de leden ter beschikking gesteld.
2. INTENTIE HR
2.1. De intentie van dit huishoudelijk reglement is het verkort weergeven van de statuten van de Contactgroep Postactieven Regio Gilze-Rijen, alsmede het geven van aanvullende richtlijnen op de statuten.
3. DOEL
3.1. De vereniging heeft ten doel het leggen en onderhouden van contacten tussen de Koninklijke Luchtmacht en haar postactieven alsmede tussen postactieven onderling.
3.2. De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:
a. Het organiseren van bijeenkomsten en evenementen ten behoeve van haar leden. Introducés zijn niet toegestaan.
b. Het onderhouden van contacten met het betreffende onderdeel en met de Klu.
c. Het onderhouden van contacten met de overige Klu-postactieven in de regio waar nodig of gewenst.
4. LEDEN
4.1. Het lidmaatschap van de vereniging staat open voor:
a. Klu postactieven, militair zowel als burger en onafhankelijk van rang of graad, en hun partners.
b. Postactieven van andere krijgsmachtdelen en hun partners op basis van een bijzondere binding met het onderdeel c.q. de Klu, ter beoordeling van het bestuur.
c. Partners van overleden postactieven, zoals beschreven in a. en b..
5. TOELATING
5.1. Aanmelding als lid geschiedt schriftelijk aan een lid van het bestuur. Het bestuur beslist over toelating.
6. BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN
6.1. De leden hebben, behalve de overige rechten krachtens de statuten toegekend, het recht gebruik te maken van alle door de vereniging geboden evenementen en diensten.
6.2. De leden zijn gehouden tot het bij vooruitbetaling voldoen van de jaarlijkse bijdrage die door de algemene vergadering wordt vastgesteld.
7. BESTUUR
7.1. Behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.
7.2. Het bestuur bestaat uit minimaal drie of maximaal zeven leden zoals bepaald door de algemene vergadering. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. De bestuursleden zijn als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
7.3. De taken van de bestuursleden zijn als volgt:
a. De voorzitter coördineert de activiteiten van het bestuur en de leden. Hij leidt de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur. Hij is lid van het dagelijks bestuur.
b. De secretaris verzorgt de correspondentie van de vereniging. Hij maakt de notulen van de algemene- en bestuursvergaderingen op. Hij houdt het archief bij. Hij maakt presentielijsten en stembriefjes op bij de algemene vergaderingen voor de leden. Hij houdt dit HR up-to-date. Hij verzorgt aankondigingen en mededelingen. Hij is lid van het dagelijks bestuur. Hij vervangt de voorzitter bij afwezigheid.
c. De penningmeester is belast met het financiële beheer van de vereniging. Hij ontvangt gelden en verricht betalingen. Hij beheert de (post)bank rekeningen. Hij maakt de z.g. jaarrekening op. Hij maakt, indien noodzakelijk, financiële overzichten en verslagen op. Hij is lid van het dagelijks bestuur. Hij vervangt de voorzitter en de secretaris bij afwezigheid.
7.4. Het bestuur kan zich in de uitvoering van haar taken doen bijstaan door commissies of personen. Zij worden door het bestuur aangesteld of benoemd en verrichten hun werkzaamheden in die functie onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
7.5. Bij het aangaan van financiële verplichtingen groter dan 500 Euro is het bestuur verplicht de toestemming van de algemene vergadering te vragen.
7.6. Nadere regels kunnen door het bestuur in huishoudelijke bepalingen (HB), aanvullend op dit HR worden gegeven.
8. FINANCIEEL BEHEER
8.1. Het boekjaar van de vereniging (het verenigingsjaar) loopt van één januari tot en met 31 december daaropvolgende. Binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar presenteert de penningmeester op de algemene vergadering de jaarrekening van het afgelopen boekjaar. Minimaal 14 dagen voor aanvang van de algemene vergadering wordt het financiële overzicht door publicatie of ter inzage leggen aan de leden bekendgesteld. Eventuele vragen moeten schriftelijk minimaal 7 dagen voor aanvang van de algemene vergadering aan het bestuur worden voorgelegd.
8.2. In de algemene vergadering wordt uit de leden een commissie van tenminste twee personen, de kascommissie, alsmede een reservelid benoemd. De kascommissie onderzoekt de berekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen.
9. ALGEMENE VERGADERINGEN
9.1. Minimaal één keer per jaar wordt een algemene vergadering gehouden.
9.2. Toegang tot de algemene vergadering hebben alle (bestuurs-)leden van de vereniging. Geen toegang hebben geschorste leden en geschorste bestuursleden. Over de toelating ter vergadering van andere personen beslist de algemene vergadering.
9.3. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de vereniging of diens plaatsvervanger. De secretaris leest de notulen van de vorige algemene vergadering en maakt verslag op van de gehouden algemene vergadering.
9.4. In de algemene vergadering komen onder meer aan de orde:
a. Het jaarverslag en de rekening en verantwoording als bedoeld onder punt 8, met het verslag van de kascommissie.
b. De benoeming van de kascommissie voor het volgende verenigingsjaar.
c. De voorziening in eventuele vacatures.
9.5. Ieder lid of bestuurslid, dat niet geschorst is, heeft één stem.
9.6. Een stemgerechtigde kan zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid uitbrengen. Een gemachtigde kan voor ten hoogste twee andere stemgerechtigden optreden.
9.7. Voor zover de wet of de statuten niet anders bepalen worden alle besluiten van de algemene vergadering genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
9.8. De voorzitter bepaalt de wijze waarop wordt gestemd in de algemene vergadering. Op verzoek geschieden stemmingen over personen schriftelijk bij gesloten, ongetekende briefjes.
9.9. Blanco stemmen of ongeldig uitgebrachte stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
9.10. Staken de stemmen over zaken dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
9.11. Het bestuur is bevoegd een stemming te doen begeleiden door een stemcommissie bestaande uit minimaal twee leden.
10. AANSPRAKELIJKHEID
10.1. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de door de vereniging gebezigde accommodaties.
10.2. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid voor schade van welke aard ook, welke is veroorzaakt door leden en/of derden tijdens de door de vereniging georganiseerde activiteiten.